Las empresas que participan en Fábricas de Productividad y Sostenibilidad reciben 60 horas de asistencia técnica en cualquiera de las nueve líneas de servicio del Programa, más un enfoque especial en sostenibilidad.
(ver líneas de servicio).
El Programa funciona en cuatro etapas, como se muestra en la gráfica a continuación: inscripción, vinculación, asistencia técnica y evaluación:
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Inscripción al Programa
Las empresas deben inscribirse a través de la plataforma en línea de la página web www.fabricasdeproductividadysostenibilidad.com, donde deberán completar un formulario de inscripción con los datos básicos de la compañía y un autodiagnóstico, sobre el cual se debe obtener un puntaje mínimo de 49,5.
Al inscribirse, las empresas deben diligenciar las preguntas del autodiagnóstico, las cuales se distribuyen en cuatro ejes que ayudan a identificar el nivel de madurez de la empresa:
Ejes del Autodiagnóstico de Fortalecimiento Empresarial |
Ponderación |
Estrategia empresarial |
25 % |
Mercadeo y ventas |
25 % |
Financiero y financiamiento |
25 % |
Producción y calidad |
25 % |
Al finalizar de manera exitosa el registro, el Sistema de Información notifica que la inscripción fue recibida.
Vinculación
Para completar la vinculación a Fábricas de Productividad y Sostenibilidad, se seguirán los siguientes pasos:
- 1.Habilitación. Una vez completada la inscripción, Colombia Productiva iniciará la validación del cumplimiento de los requisitos del Programa, para determinar si la empresa cumple los requisitos para participar en el Programa. Posteriormente, y según los cupos disponibles en cada Cámara, las empresas recibirán un correo de confirmación de la habilitación.
- 2.Asignación de Gestor. Posterior a la habilitación de la Empresa, la Cámara de Comercio asignará un Gestor a la Empresa para que realice el acompañamiento a lo largo de la intervención. Lo anterior, sujeto a disponibilidad de cupos.
- 3.Visita inicial. Una vez designado el Gestor, este deberá programar la visita inicial, la cual debe ser realizada dentro de los diez (10) días hábiles posteriores. Esta visita inicial deberá hacerse de manera presencial. En casos en los que no sea posible realizar la visita de manera presencial y se realice virtual, será necesario que el Gestor verifique que la empresa cumple los requisitos del Programa y cuenta con las condiciones técnicas para recibir la intervención. Sin embargo, el Gestor deberá realizar mínimo una visita presencial a las empresas antes de finalizar la asistencia técnica.
Esta visita tiene los siguientes objetivos: i) presentar a la Empresa el Programa, explicando su alcance, condiciones y metodología, ii) validar los requisitos establecidos en el presente documento, iii) realizar una transferencia de conocimiento sobre el enfoque de sostenibilidad y su impacto en las empresas; y iv) crear el perfil del Representante Legal, en el sistema de información.
Es deber del Gestor documentar la visita, y cargar en el sistema de información los soportes de la misma. En caso de que la Empresa no cumpla los requisitos de ingreso al Programa y la información consignada en el formulario de inscripción no coincida con la realidad, debe informarse de manera oportuna y oficial a Colombia Productiva, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la Visita y a través de correo electrónico dirigido al Supervisor con copia al Coordinador Regional de la Cámara de Comercio.
El Representante Legal, o su delegatario, deberá aprobar el formulario de Visita Inicial, a más tardar tres (3) días hábiles después de haber sido diligenciado por el Gestor, para dar inicio la intervención.
Nota: En los casos en que el Representante Legal requiera delegar a un empleado para desarrollar sus funciones, en el marco del Programa, el Gestor debe acudir a la mesa de ayuda del sistema de información solicitando la creación de usuario “Representante Legal delegado”, adjuntando la carta de delegación. En los casos en que el Representante Legal de la Empresa pretenda delegar a un empleado de la Empresa sus deberes de acompañamiento a la Intervención, debido a su disponibilidad, dicha delegación deberá realizarse a través de la suscripción de una carta de delegación dirigida a Colombia Productiva. La delegación del Representante Legal a un empleado no excluye de responsabilidad al Representante Legal frente al Programa. El formato de dicha carta será establecido por Colombia Productiva y podrá ser descargado en el siguiente link https://www.colombiaproductiva.com/PTP/media/documentos/F%c3%a1bricas%20de%20Productividad/CARTA-DELEGACION-FPS-C5.pdf.
- 4. Diagnóstico. Al iniciar la Intervención, el Gestor aplicará el Diagnóstico diseñado por Colombia Productiva para identificar las áreas de trabajo en donde la empresa tiene mayor potencial de mejora. El diligenciamiento del Diagnóstico y su formulario de resultados deberá realizarse durante los quince (15) días hábiles siguientes a la aprobación de la Visita Inicial. Una vez diligenciado el formulario de resultados del Diagnóstico por parte del Gestor, el Representante Legal, o su delegatario, contará con un plazo de tres (3) días hábiles para su aprobación.
Es deber de la Empresa garantizar el acompañamiento al Gestor durante el diligenciamiento del Diagnóstico, brindar la información solicitada, así como los respectivos soportes y garantizar que la aprobación del resultado del Diagnóstico sea realizada por el Representante Legal o su delegatario.
Nota: Si al momento del diligenciamiento del Diagnóstico, el Gestor evidencia que la Empresa no cumple con los requisitos para participar en el Programa o la información contenida en el formulario de inscripción no corresponde con la realidad, este deberá informarlo de manera inmediata a Colombia Productiva.
- 5. Definición de la línea de servicio a implementar. Junto con la aprobación del resultado del Diagnóstico, el Representante Legal, o su delegatario, y con base en los resultados del Diagnóstico, definirá la línea de servicio a trabajar para mejorar sus indicadores. Para conocer el detalle de cada línea de servicio, puedes consultarlo aquí (ver líneas de servicio (link a página de detalle de las líneas de servicio, punto 10).
- 6. Definición de Líder de Proyecto. Junto con la aprobación del resultado del Diagnóstico por parte del Representante Legal, o su delegatario, la Empresa deberá asignar un Líder de Proyecto el cual deberá acompañar la Asistencia Técnica, realizar la solicitud de cotizaciones y seleccionar al Extensionista, así como, aprobar el Plan de Trabajo parte 1 y parte 2, y los Seguimientos Mensuales Extensionista.
Adicionalmente, la Empresa debe designar un Líder del Proyecto Adjunto, el cual deberá remplazar al Líder de Proyecto en caso de no poder cumplir con sus obligaciones frente al Programa.
Nota 1: El Representante Legal, o su delegatario, puede actuar como Líder de Proyecto. Sin embargo, esto no excluye la obligatoriedad de designar un Líder de Proyecto Adjunto, el cual podrá remplazarlo en el acompañamiento a la intervención.
Nota 2: La persona que sea designada como Líder de Proyecto o Líder de Proyecto Adjunto únicamente puede desempeñar esos roles para una Empresa durante el Ciclo.
- 7. Selección de extensionistas. Una vez aprobado el resultado del Diagnóstico por parte del Representante Legal, o su delegatario, el Gestor deberá presentar a la Empresa la Base Nacional de Extensionistas para la preselección de los extensionistas que considere más apropiados para adelantar la Asistencia Técnica, según los resultados obtenidos en el Diagnóstico. Una vez preseleccionados los extensionistas, el Gestor deberá solicitar a dichos extensionistas la presentación de una cotización. Para la preselección de los extensionistas y la respectiva solicitud de cotización se dispondrá de un término no superior a cinco (5) días hábiles contados desde el día siguiente a la presentación de la Base al Líder de Proyecto.
Los extensionistas preseleccionados deberán remitir respuesta a la solicitud de cotización, en un término no superior a cinco (5) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud.
Una vez el Gestor reciba la cotización, contará con dos (2) días hábiles para la aprobación y remisión de la misma a la Empresa, la cual tiene un término de cinco (5) días hábiles para la selección del Extensionista, contados a partir de la recepción de la última cotización por parte de Gestor. Este proceso se debe realizar a través del diligenciamiento del formato de selección de extensionistas.
Nota 1: En este proceso el Gestor deberá cotizar con mínimo tres de las firmas/extensionistas seleccionadas por el Líder de Proyecto, para que este a su vez (después de recibir las cotizaciones) elija cuál es el Extensionista habilitado en la BNE que le realizará la asistencia técnica. De no obtener mínimo las tres (3) cotizaciones solicitadas; el empresario deberá recibir dos (2) cotizaciones de Extensionistas, siempre y cuando el Gestor documente la gestión de al menos tres (3) cotizaciones. En caso de no existir la oferta necesaria de Extensionistas en la región, se deberá consultar a Colombia Productiva sobre el procedimiento a seguir.
Nota 2: El Extensionista seleccionado no podrá, en ninguna circunstancia, modificar la cotización enviada y seleccionada por la Empresa.
Nota 3: La selección del Extensionista estaría sujeta a la disponibilidad de este a la fecha en que la Empresa decida seleccionarlo.
Nota 4: El empresario seleccionará el extensionista postulado acorde con sus necesidades y podrá consultar la BNE en caso de no sentirse conforme con las cotizaciones recibidas.
- 8. Vinculación al programa. La empresa debe formalizar su vinculación al Programa Fábricas de Productividad y Sostenibilidad ante la Cámara de Comercio de su región, acorde con el proceso establecido por esta.
- 9. Pago contrapartida. La empresa deberá realizar el correspondiente aporte (pago) de la contrapartida, según el tamaño de la Empresa, a través de transferencia bancaria o pago en efectivo. Y remitir al Extensionista el correspondiente soporte del pago. El Extensionista será el responsable de cargar dicho soporte en el Sistema de Información del Programa.
Asistencia técnica
El Extensionista seleccionado iniciará la Asistencia Técnica de acuerdo con las necesidades de la empresa, y con base en el resultado del Diagnóstico. La Asistencia Técnica contempla hasta 60 horas de asistencia técnica especializada, la cual puede incluir capacitación, asesoramiento técnico, acceso a herramientas y recursos tecnológicos, entre otros; en concordancia con la Línea de servicio seleccionada y lo establecido en el documento “Metodología Programa Fábricas de Productividad y Sostenibilidad”.
De acuerdo con la clasificación establecida para las empresas en el presente documento, la empresa deberá pagar un aporte máximo del 10% al 100% sobre el valor total del costo de la intervención, acorde con su clasificación por tamaños (para efectos de la clasificación de las empresas por tamaños la información se tomará del Registro Mercantil renovado).
La Asistencia Técnica se desarrollará de la siguiente manera:
- Plan de Trabajo, parte 1: Una vez seleccionado el Extensionista, se realizará el agendamiento de la cita con la empresa para construir el Plan de Trabajo parte 1, el cual debe ser diligenciado durante los veinte (20) días hábiles posteriores a la selección del Extensionista. En el Plan de Trabajo parte 1 se deben definir las acciones a ejecutar, los hallazgos y las oportunidades de mejora, análisis de la situación y problemática actuales que podrán abordarse con la Asistencia Técnica. Adicionalmente, se definirá el proceso o área objeto de la intervención, el objetivo, la metodología y las herramientas de mejora con las que se desarrollará la intervención y el cronograma de las actividades, así como los indicadores que se medirán antes, durante y al finalizar la Asistencia Técnica.
Respecto a los indicadores que se medirán, es importante tener en cuenta que para las líneas de servicio Productividad laboral, Productividad operacional, Logística y Transformación Digital, se deben medir seis (6) indicadores; tres (3) son establecidos por Colombia Productiva (indicadores fijos/obligatorios) y los tres (3) restantes son de libre elección de la Empresa y del Extensionista (indicadores variables).
Para las demás líneas de servicio (Sostenibilidad ambiental, Eficiencia energética, Gestión de calidad, Gestión comercial y Desarrollo y sofisticación de producto) se deben medir cinco (5) indicadores, dos (2) son establecidos por Colombia Productiva (indicadores fijos/obligatorios) y los tres (3) restantes son de libre elección de la Empresa y del Extensionista (indicadores variables).
Colombia Productiva pondrá a disposición una batería de indicadores preestablecidos para que de estos se elijan los variables; sin embargo, el Extensionista podrá optar por sus propios indicadores a medir, previa aprobación de Colombia Productiva.
Una vez el Extensionista diligencie el Plan de Trabajo Parte 1, el Gestor realizará una revisión de su contenido, garantizando que cumpla con los parámetros del Programa. Posteriormente, Colombia Productiva revisará y aprobará o rechazará el documento.
En caso de presentarse un rechazo por parte del Gestor o Colombia Productiva, el Plan de Trabajo parte 1 será devuelto al Extensionista para que se realicen los respectivos ajustes. En estos casos el Extensionista contará con un término de tres (3) días hábiles para realizar las subsanaciones.
Se recomienda que la ejecución de horas de Asistencia Técnica se inicie una vez se cuente con la aprobación del Plan de Trabajo parte 1. Sin embargo, en los casos en que se dé inicio a la Asistencia Técnica sin contar con la aprobación del Plan de Trabajo parte 1, únicamente se podrán ejecutar el 50% de las horas de Asistencia Técnica. En los casos en que la ejecución de las horas de Asistencia Técnica inicie sin la aprobación del Plan de Trabajo parte 1, es deber del Extensionista realizar los ajustes solicitados por Colombia Productiva, incluso si eso implica una redefinición de las actividades, objetivos y/o cronograma. En estos casos el Extensionista deberá, en caso de ser necesario, ejecutar de nuevo las horas Asistencia Técnica.
- 2.Plan de Trabajo, parte 2: Una vez aprobado el Plan de Trabajo parte 1, el Extensionista deberá realizar el agendamiento para el levantamiento de las líneas base de los indicadores (Plan de Trabajo parte 2), el cual deberá llevarse a cabo dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la aprobación del Plan de Trabajo parte 1 por parte de Colombia Productiva.
Una vez el Extensionista diligencie el Plan de Trabajo Parte 2, el Gestor realizará una revisión de su contenido, garantizando que cumpla con los parámetros del Programa. Posteriormente, Colombia Productiva revisará y aprobará o rechazará el documento.
En caso de presentarse un rechazo por parte del Gestor o Colombia Productiva, el Plan de Trabajo parte 1 será devuelto al Extensionista para que se realicen los respectivos ajustes. En estos casos el Extensionista contará con un término de tres (3) días hábiles para realizar las subsanaciones.
- 3.Seguimiento Mensual Extensionista: Al final de cada mes calendario, posterior a la aprobación del Plan de Trabajo parte 1, el extensionista deberá diligenciar un reporte de seguimiento mensual donde se deberá relacionar las actividades realizadas y las horas realmente ejecutadas. Adicionalmente, y en los casos en que aplique, se deberán realizar las mediciones de los indicadores. Cuando la Empresa realice el pago de la contrapartida, el Extensionista deberá cargar el soporte en el seguimiento correspondiente al mes en que se haga dicho pago. Dicho reporte debe ser cargado al sistema a más tardar el tercer (3) día hábil del mes siguiente al cual corresponde el Seguimiento, independientemente de los días de Asistencia Técnica que hayan adelantado, incluyendo los soportes correspondientes.
El Seguimiento Mensual Extensionista, deberá ser aprobado por el Gestor en un término de tres (3) días hábiles posteriores al cargue del Seguimiento por parte del Extensionista en el sistema de información. Posteriormente el Líder de Proyecto tendrá tres (3) días hábiles para aprobar el Seguimiento.
El Seguimiento Mensual Extensionista se realizará cada mes calendario, a partir de la aprobación del Plan de Trabajo parte 1, y será realizado cuantas veces sea necesario según la ejecución de la Asistencia Técnica y lo establecido en el Plan de Trabajo parte 1.
Nota: Para el cargue de los subsiguientes Seguimientos Mensuales Extensionista es necesario que el Seguimiento Mensual Gestor correspondiente al mes anterior se encuentre aprobado.
- 4. Seguimiento Mensual Gestor: Una vez aprobado el Seguimiento Mensual Extensionista, el Gestor diligenciará el Seguimiento Mensual Gestor, el cual debe ser revisado y aprobado por el Coordinador Regional de la Cámara de Comercio.
Mediante el diligenciamiento del responder una serie de preguntas sobre el desempeño del Extensionista y la empresa
Nota: El Seguimiento Mensual Gestor se realizará el mismo número de veces que se realice el Seguimiento Mensual Extensionista.
- 5. Evaluación: Una vez sea aprobado el último Seguimiento Mensual Gestor por el Coordinador Regional de la Cámara, el sistema de información habilitará una encuesta de satisfacción del cliente respecto de las actividades desarrolladas en el marco del Programa, la cual debe ser diligenciada por el Líder del Proyecto durante los veinte (20) días hábiles siguientes a su habilitación.
El diligenciamiento de la encuesta de satisfacción es requisito para poder cerrar la participación de la empresa en el Ciclo 5 e inscribirse en futuros ciclos.
- 6. Cierre de la Intervención: Durante los cinco días siguientes a la aprobación del último Seguimiento Mensual Gestor, el Extensionista deberá diligenciar el Acta de Cierre en la cual se hará un reporte completo de la intervención, explicando el impacto cuantitativo y cualitativo de la intervención. Adicionalmente se debe incluir una medición de salida de la intervención, en la cual se reflejarán los resultados obtenidos con la asistencia técnica y los soportes correspondientes requeridos.
Una vez el Extensionista diligencie el Acta de Cierre, el Gestor realizará una revisión de su contenido, garantizando que cumpla con los parámetros del Programa. Posteriormente, Colombia Productiva revisará y aprobará o rechazará el documento.
Una vez el Acta de Cierre sea aprobada por Colombia Productiva, el Representante Legal, o su delegatario, dispondrá de cinco (5) días hábiles para la revisión y aprobación o rechazo del Acta de Cierre, siempre y cuando el Líder del proyecto haya diligenciado la encuesta de satisfacción.
En caso de presentarse un rechazo por parte del Gestor, Colombia Productiva o la Empresa, el Acta de Cierre será devuelta al Extensionista para que se realicen los respectivos ajustes. En estos casos el Extensionista contará con un término de tres (3) días hábiles para realizar las subsanaciones.
Puedes inscribirte para participar en el Programa aquí